Covid-19 : un décret sur les réunions à distance du CSE pendant le nouvel état d’urgence

Mesures prévues par une ordonnance jusqu’au 16 février 2021

Une ordonnance du 25 novembre 2020 facilite à nouveau la visioconférence et l’éventuel recours à la conférence téléphonique et à la messagerie instantanée pour l’ensemble des réunions du CSE et plus généralement, des « instances représentatives du personnel régies par les dispositions du code du travail » (ex. : conseil d’entreprise) (ord. 2020-1441 du 25 novembre 2020, JO du 26).

Ces mesures font écho à celles qui avaient été mises en place lors du premier confinement, par une ordonnance du 1er avril 2020 (ord. 2020-389 du 1er avril 2020, JO du 2), à la différence près que le CSE peut cette fois refuser la réunion en distanciel lorsque l’information et la consultation du comité interviennent dans le cadre de l’un des mécanismes ou régimes suivants :

Les modalités des réunions à distance sont, encore une fois, précisées par décret. Le ministère du Travail reconduit à l’identique les dispositions prévues lors du premier confinement (décret 2020-419 du 10 avril 2020, JO du 11).
Rappelons que ce régime dérogatoire s’applique jusqu’à l’expiration de la période d’état d’urgence sanitaire en cours, donc, en l’état actuel des textes, jusqu’au 16 février 2021 inclus.

Modalités des réunions par visioconférence
Le décret n’évoque pas les modalités de la visioconférence. Cela s’explique par le fait que ce mode particulier de réunion du CSE a déjà son cadre juridique (c. trav. art. D. 2315-1 et D. 2315-2).
Ce sont justement ces règles qui vont être mises à contribution pour encadrer les conférences téléphoniques et les réunions par messagerie instantanée.

Modalités des réunions par conférence téléphonique
L’employeur qui décide d’organiser la réunion du CSE par conférence téléphonique doit en informer au préalable les
membres du comité.
Le décret précise que cette information « suit les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance. » On peut a priori en déduire que l’employeur indique aux membres du CSE que la réunion se tiendra par téléphone au moins 3 jours à l’avance (c. trav. art. L. 2315-30) et au moins 8 jours pour le CSE central (c. trav. art. L. 2316-17).
Le décret ajoute que le dispositif technique :

-garantit l’identification des membres et leur participation effective en assurant une retransmission continue et simultanée du son des délibérations ;
-ne fait pas obstacle à des suspensions de séance.
Pour le reste, le décret renvoie aux exigences qui pèsent sur les réunions par visioconférence.
Ainsi, en cas de vote à bulletin secret, le dispositif doit faire en sorte qu’il soit impossible de mettre en relation « l'électeur » et son vote.

Plus spécifiquement, en cas de vote par voie électronique, il faut assurer la confidentialité des données transmises, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes (c. trav. art. D. 2315-1, alinéa 3).

Concernant le déroulement de la réunion, les délibérations ne s’engagent qu’après vérification que tous les participants ont accès à des moyens techniques conformes aux conditions détaillées ci-avant.
Enfin, le vote doit être simultané.

Les participants disposent d’une durée identique pour voter. Cette durée court à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par l’employeur (c. trav. art. D. 2315-2).
Modalités des réunions par messagerie instantanée

L’ordonnance du 25 novembre permet également de recourir à la messagerie instantanée pour l’ensemble des réunions des institutions représentatives du personnel, mais uniquement s’il est impossible d’avoir recours à la visioconférence ou à la conférence téléphonique ou lorsqu’un accord d’entreprise le prévoit.
Le décret précise que l’employeur doit informer préalablement les membres du CSE de la date et de l’heure du début de réunion, ainsi que de la date et de l’heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture et que cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance.

Les modalités d’information sont là encore celles applicables à la convocation aux réunions (information 3 jours avant).
Comme pour la conférence téléphonique, le dispositif technique :
-garantit l’identification des membres et leur participation effective en assurant la communication instantanée des
messages au fil des délibérations ;
-ne fait pas obstacle à des suspensions de séance.

Sur le déroulement de la réunion, le décret précise que l'employeur informe préalablement les élus de la date et de l'heure de début de la réunion, ainsi que la date et l'heure à laquelle, au plus tôt, elle se terminera.

L’engagement des délibérations  est subordonné à la vérification de l’accès de tous les participants à des moyens techniques conformes aux conditions détaillées ci-avant.

Les débats sont clos par un message de l’employeur, qui ne peut intervenir avant l’heure limite fixée au
préalable lors de l’information des membres du CSE (voir ci-avant). Le vote est simultané et les participants disposent d'une durée identique pour voter.

Au terme de cette durée, l’employeur adresse les résultats à l’ensemble des membres.
Le vote à bulletin secret dans le cadre d’une réunion par messagerie instantanée obéit aux mêmes règles qu’en cas de conférence téléphonique : impossibilité relier « l’électeur » à son vote, confidentialité des données transmises en cas de vote électronique, etc. 

Décret 2020-1513 du 3 décembre 2020, JO du 4